Protokół zdawczo-odbiorczy w wynajmie samochodu – odnotuj wszystkie rysy, wgniecenia, zabrudzenia tapicerki i inne uszkodzenia

Najważniejszym dokumentem w wynajmie samochodu jest protokół zdawczo-odbiorczy, zwany również protokołem przekazania/zwrotu pojazdu.

Rosnąca konkurencja na rynku usług rent a car oraz coraz mniejszy margines zysku dla wypożyczalni sprawiają, iż wypożyczalnie pociągają klienta do odpowiedzialności finansowej za nawet najmniejsze rysy, czy wgniecenia karoserii.

Bardziej, niż kiedykolwiek wcześniej zwracać należy obecnie uwagę na dokładne odnotowanie w protokole wszystkich uszkodzeń auta przy jego odbiorze.

Niewypełniony jeszcze formularz zdawczo-odbiorczy VW Passat z wypożyczalni w Danii. Kompletny dokument dostępny jest tutaj.

Powinny w nim zostać ujęte wszystkie uszkodzenia pojazdu, zarówno te oczywiste, jak i te ledwo zauważalne. Dotyczy to również wnętrza samochodu. Do najczęstszych szkód zaliczają się tu ślady przypalenia papierosem oraz plamy na tapicerce.

Pomimo, iż wszystkie wypożyczalnie surowo zabraniają palenia tytoniu w samochodzie, co ujęte jest w umowie wynajmu, zakaz ten jest notorycznie łamany, zwłaszcza w krajach południowej Europy. Jeśli nie chcemy zostać pociągnięci do odpowiedzialności za niefrasobliwe zachowanie poprzedniego użytkownika pojazdu, warto jest przyjrzeć się jest uważnie tapicerce.

Szczególnej uwagi wymaga znalezienie odprysków na szybie, czyli tzw. pajączków, lub gwiazdek. Te początkowo niewielkie uszkodzenie przedniej szyby, spowodowane uderzeniem kamienia, szybko może przekształcić się w całkowicie pękniętą szybę.

Nie zawsze będziemy mieć szansę na prawidłowe, dokładne sporządzenie protokołu, zwłaszcza w szczególnie zatłoczonych wypożyczalniach, odbierając auto w nocy, lub korzystając z coraz częściej spotykanej opcji odbioru w automacie, wydającym kluczyki po dokonaniu płatności kartą (na przykład w popularnej w południowej Europie marce rent-a-car Key’N’Go). Zwłaszcza w tych przypadkach warto jest starannie udokumentować ewentualne uszkodzenia i wady odbieranego pojazdu. W przyszłości może to pomóc uniknąć wysokich opłat.

Na czym polega protokół zdawczo-odbiorczy?
Odbierając samochodów w wypożyczalni, poproszeni zostaniemy o podpisanie protokołu zdawczo-odbiorczego. Odnotowany zostanie w nim ogólny stan pojazdu, jak również wszelkie istniejące już nieprawidłowości: rysy na lakierze, wgniecenia, odpryski na szybie, plamy na tapicerce czy też ewentualnie brakujące elementy wyposażenia samochodu.

Podpisanie protokołu nastąpić powinno po sprawdzeniu stanu auta, w obecności pracownika wypożyczalni.

Nie jest rzadkością, iż w niektórych, bardzo popularnych destynacjach turystycznych, od klienta wymaga się podpisania wszystkich dokumentów związanych z wynajmem ‘hurtem’, z protokołem zdawczo odbiorczym włącznie, nawet jeszcze przed obejrzeniem pojazdu. Jest to oczywiście kardynalnym błędem. Składając podpis na protokole przyjmujesz na siebie odpowiedzialność finansową za wszelkie uszkodzenia samochodu zweryfikowane przy jego zwrocie.

Kwota potrzebna na ich pokrycie, i raczej arbitralnie ustalona przez samą wypożyczalnie, pobrana zostanie z depozytu zablokowanego na karcie kredytowej przy odbiorze auta.

Wypożyczalnie nie mają w zwyczaju konsultować z klientem obciążeń za szkody i zazwyczaj o tym, iż takowe zostały zweryfikowane, dowiaduje się on ‘po fakcie’, zauważają jedynie częściowy zwrot kaucji, lub całkowity jego brak.

To zadrapanie na tylnym zderzaku nie zostało ujęte w protokole.

Pośpiech i brak uwagi podczas sprawdzania stanu samochodu może okazać się bardzo kosztowny. Jeśli wypożyczani uda się znaleźć szkodę, która nie została odnotowana w protokole zdawczo-odbiorczym, ryzykujemy utratę nawet całej kaucji.

Artykuł pokrewny: Jak uniknąć niesłusznego obciążenia za szkody przy wynajmie samochodów. 

Czasami, niesłuszne naszym zdaniem obciążenie jest wynikiem nieszczęśliwego zbiegu okoliczności. Niektóre szkody nie są oczywiste i mogą pozostać niezauważone dla mniej wprawnego oka; w wielu przypadkach zostaną one odkryte długo po ich powstaniu, zapłaci zaś za nie ostatni klient, który z auta korzystał.

Często zdarza się jednak, iż w obciążeniach za szkody wypożyczalnie znajdują sobie źródło dodatkowego dochodu, świadomie pobierając za nie opłaty od klientów, którzy tychże szkód nie wyrządzili. Najdyskretniejsze, trudniejsze do zauważenia szkody mogą być nawet ‘recyklowane’ i przypisywane kolejnym, następującym po sobie klientom.

Takim praktykom sprzyja oczywiście pośpiech i zamieszanie przy odbiorze pojazdu, charakterystyczny dla najpopularniejszych destynacji. Po męczącym locie i odstaniu swojego w kolejce w wypożyczalni, chcemy jak najszybciej odebrać auto i udać się do punktu docelowego.

Jeśli natrafimy przy tym na nieuczciwego pracownika wypożyczalni, po zakończeniu wynajmu na wyciągu bankowym może oczekiwać nas przykra niespodzianka.

ZAWSZE zrób zdjęcia samochodu – na zewnątrz i w kabinie
Zdawanie się w 100% na dobrą wolę wypożyczalni nie jest najlepszym sposobem ochrony naszych pieniędzy – kaucji. Zwłaszcza w przypadku, gdy podpisanie protokołu zdawczo-odbiorczego traktowane jest jako czysta formalność i nie poprzedzają go staranne oględziny pojazdu.

Jeśli już jednak znaleźliśmy się w sytuacji, gdzie po oddaleniu się z wypożyczalni stwierdzamy istnienie wad/szkód nie zaznaczonych w protokole, warto jest jak najszybciej dokładnie je sfotografować oraz, o ile to możliwe, przesłać zdjęcia do wypożyczalni. Data korespondencji i zdjęć będzie najlepszym sposobem obrony przed niesłusznie nam przypisywanym kosztom naprawy.

Przykład mało zauważalnego uszkodzenia samochodu z wypożyczalni – niewielka plama na tylnym siedzeniu SUVa z Express Rent A Car na Lotnisku Warszawa Chopin.

Redaktorzy www.tania-wypozyczalnia-samochodow.pl otrzymali protokół zdawczo-odbiorczy nieuwzględniający uszkodzenia tapicerki. Z racji na jego niewielki wymiar, nie przypisaliśmy mu większej wagi, jednak dla spokoju sumienia wykonaliśmy jego zdjęcie.

Wynajem przebiegł bez problemu. Pomimo, iż 2-letni pojazd o ponad 60.000 kilometrowym przebiegu okazał się dość ‘poobijany’ z zewnątrz, jak najbardziej spełnił oczekiwania.

Czytaj więcej na temat wynajmu samochodu z Express Rent A Car.

Zwrot samochodu we wczesnych godzinach rannych na warszawskim lotnisku odbił się poprzez wrzucenie kluczyka do key-boxu.

Niemile zaskoczyła nas jednak przesłana po zakończeniu wynajmu dokumentacja, a konkretnie finalna wersja protokołu zdawczo-odbiorczego, w którym pojawiło się ‘nagle’ uszkodzenie na tylnym siedzeniu – zobacz poniżej.

Plama na tapicerce zaznaczona ‘X’ w protokole zdawczo-odbiorczym przy zwrocie auta - zobacz pełny dokument z zaznaczonymi szkodami przy odbiorze i przy zwrocie auta. 

Po zakwestionowaniu protokołu, popartym datowanym zdjęciem istniejącego uszkodzenia, wypożyczalnia wycofała roszczenia.

Zrobienie zdjęć samochodu nie zajmie wiele czasu, może okazać się jednak niezwykle przydatne. Zwróć uwagę szczególnie na tapicerkę, szyby, zderzaki i felgi. Staraj się robić zdjęcia przy dobrym oświetleniu, najlepiej w świetle dziennym. W wielu przypadkach samochody przekazywane są klientowi w źle oświetlanych garażach, przez co pewne szkody są bardzo trudno widoczne.

Ubezpiecz wkład własny
Klient wynajmujący samochodów ponosi odpowiedzialność finansową za wyrządzone szkody do uprzednio ustalonej wysokości wkładu własnego.

Często równy jest on kwocie kaucji blokowanej na karcie kredytowej. Dokładna informacja na temat wysokości kaucji oraz wkładu własnego zawarta jest w opisie każdej oferty.

Opłata za każdą szkodę, którą przypisać można klientowi pobrana zostanie z kaucji automatycznie.

Aby zabezpieczyć się przed tym wydatkiem, warto jest rozważyć wykupienie ubezpieczenia wkładu własnego. Dostępne jest ono przy wszystkich rezerwacja wykonanych poprzez www.tania-wypozyczalnia-samochodow.pl.

Czytaj również: Wynajem samochodu bez wkładu własnego – jak działa ubezpieczenie AXA? 

Dowiedz się więcej na temat wynajmu samochodów na terenie Unii Europejskiej.